Termos e Condições

1. Definições

• "Vigência": Vigência Digitalização e Arquivamento Ltda., CNPJ a ser informado, com sede em Porto Alegre – RS.
• "Cliente": pessoa física maior de 18 anos ou pessoa jurídica que contrata ou solicita os serviços da Vigência.
• "Serviços": atividades de digitalização, indexação e arquivamento de documentos descritas nas propostas comerciais.
• "Proposta": documento formal enviado pela Vigência com escopo, prazo e valor acordados.
• "Acordo": conjunto formado por estes Termos e Condições e a Proposta aceita pelo Cliente.

2. Aceitação dos termos

Ao enviar o formulário de contato neste site, solicitar uma proposta ou assinar um contrato de prestação de serviços com a Vigência, o Cliente declara ter lido, compreendido e aceito estes Termos e Condições.

O uso dos Serviços é permitido apenas a pessoas com capacidade civil plena, conforme o Código Civil Brasileiro (Lei nº 10.406/2002). Pessoas jurídicas devem ser representadas por seus representantes legais.

3. Descrição dos serviços

A Vigência oferece serviços de:

• Digitalização de documentos em papel ou microfilme;
• Indexação e etiquetagem por metadados;
• Elaboração de tabelas de temporalidade documental;
• Entrega de acervo digital estruturado em formato PDF/A;
• Programa de arquivamento gerenciado com coletas periódicas.

O escopo de cada projeto é definido na Proposta aceita pelo Cliente. Serviços adicionais fora do escopo original estão sujeitos a proposta complementar.

4. Responsabilidades do cliente

O Cliente compromete-se a:

• Disponibilizar os documentos físicos nas condições acordadas para coleta;
• Fornecer informações precisas sobre o volume e as categorias documentais;
• Designar um ponto de contato para comunicação durante o projeto;
• Não solicitar que a Vigência descarte documentos físicos sem autorização formal e escrita;
• Utilizar o acervo digital entregue em conformidade com a legislação aplicável.

5. Propriedade intelectual

Os documentos físicos e o conteúdo deles permanecem de propriedade do Cliente. A Vigência não reivindica qualquer direito sobre o conteúdo dos documentos processados. Os metodologias, processos, modelos de organização e relatórios de inventário desenvolvidos pela Vigência são de sua propriedade intelectual e não podem ser reproduzidos ou comercializados pelo Cliente sem autorização escrita.

6. Pagamento

Os valores são expressos em reais (BRL) conforme a Proposta. As condições de pagamento padrão são:

• 50% no início do projeto e 50% na entrega, salvo condição diferente na Proposta;
• Para o Programa Gerenciado: faturamento mensal, com vencimento em até 10 dias corridos após emissão da nota fiscal.

O não pagamento no prazo acarreta juros de 1% ao mês e multa de 2% sobre o valor em aberto, além de possível suspensão dos serviços.

7. Termos específicos do serviço

• Prazo: os prazos indicados na Proposta são estimativas baseadas no volume informado. Divergências significativas de volume podem impactar o prazo, com comunicação prévia ao Cliente.
• Devolução do material físico: os documentos originais são devolvidos ao Cliente após a conclusão, salvo instrução escrita em contrário.
• Descarte: o descarte de documentos físicos exige autorização escrita do Cliente e, quando aplicável, observância dos prazos legais de guarda.
• Alterações de escopo: solicitações que ampliem o volume ou as categorias documentais estão sujeitas a ajuste de proposta.

8. Confidencialidade

A Vigência trata todos os documentos e informações do Cliente como estritamente confidenciais. Todos os colaboradores envolvidos no projeto assinam acordo de não divulgação (NDA) individual. Os arquivos digitais são transferidos por canais criptografados e não são retidos nos servidores da Vigência após a entrega ao Cliente.

9. Isenções e limitações de responsabilidade

A Vigência não se responsabiliza por:

• Danos decorrentes de documentos entregues em estado físico deteriorado que impossibilite a digitalização legível;
• Perda de dados causada por falhas em dispositivos fornecidos pelo próprio Cliente para recebimento do acervo digital;
• Consequências legais ou fiscais decorrentes de decisões do Cliente baseadas nos documentos digitalizados.

Em nenhuma hipótese a responsabilidade total da Vigência excederá o valor pago pelo Cliente pelo projeto específico que originou o dano.

10. Indenização

O Cliente concorda em isentar e indenizar a Vigência por quaisquer perdas, danos, custos ou despesas (incluindo honorários advocatícios razoáveis) decorrentes do descumprimento destes Termos pelo Cliente ou do uso indevido dos serviços.

11. Rescisão

Qualquer das partes pode rescindir o Acordo mediante notificação por escrito com antecedência mínima de 15 dias corridos. Na rescisão pelo Cliente antes da conclusão, serão devidos os honorários proporcionais ao trabalho já executado. No Programa Gerenciado, a rescisão antecipada antes do prazo mínimo de 3 meses está sujeita à multa equivalente a 1 mensalidade.

12. Resolução de disputas e lei aplicável

Este Acordo é regido pelas leis da República Federativa do Brasil. Eventuais disputas serão submetidas, primeiramente, a tentativa de resolução amigável entre as partes no prazo de 30 dias. Não havendo acordo, fica eleito o foro da Comarca de Porto Alegre – RS como competente para dirimir quaisquer controvérsias, com renúncia expressa a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

13. Disposições gerais

• Integralidade: estes Termos, juntamente com a Proposta aceita, constituem o acordo integral entre as partes.
• Nulidade parcial: se qualquer cláusula for considerada inválida, as demais permanecem em pleno vigor.
• Tolerância: a não exigência de qualquer direito não implica renúncia ao mesmo.
• Cessão: o Cliente não pode ceder seus direitos neste Acordo sem consentimento prévio e escrito da Vigência.

14. Alterações dos termos

A Vigência pode atualizar estes Termos periodicamente. A data de "última atualização" acima indica a revisão mais recente. A continuidade do uso dos serviços após a publicação de alterações significa a aceitação das novas condições.

15. Contato

• Empresa: Vigência Digitalização e Arquivamento Ltda.
• Endereço: Rua Doutor Nilo Peçanha 1441, Boa Vista, Porto Alegre – RS, CEP 91330-000
• E-mail jurídico: [email protected]
• Telefone: +55 51 3372-6408