Nossos diferenciais

Método, cuidado e entrega pontual — em cada lote.

Digitalizar documentos é mais do que passar papel pelo escâner. Veja o que separa um arquivo bem feito de uma pasta digital desordenada.

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Vantagens centrais

O que você obtém com a Vigência

Equipe especializada

Profissionais com formação em arquivologia e gestão documental. Não terceirizamos a digitalização para pessoal não qualificado.

Processo estruturado

Fluxo documentado em etapas: levantamento, classificação, digitalização, controle de qualidade, indexação e entrega. Sem etapas puladas.

Formato PDF/A

Padrão ISO para arquivamento de longa duração. Seus documentos permanecerão legíveis independentemente de mudanças de software nos próximos anos.

Indexação por metadados

Cada arquivo recebe metadados de tipo, data, categoria e departamento. A pesquisa no acervo leva segundos, não horas.

Coleta e devolução

Buscamos o material físico no seu endereço e devolvemos após a conclusão. Você não precisa deslocar nada.

Conformidade legal

Tabelas de temporalidade alinhadas à legislação fiscal, trabalhista e civil brasileira. Cada categoria documental com prazo de guarda definido.

01 · Expertise

Conhecimento que vai além do escâner

Arquivistas sabem que o valor de um acervo digital está na estrutura, não no volume. Nossa equipe conhece as normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), os padrões de qualidade de imagem para documentos legais e as exigências específicas de cada tipo documental.

Formação em arquivologia e gestão da informação
Conhecimento das normas CONARQ e ABNT
Experiência com acervos fiscais, jurídicos e de RH

02 · Tecnologia

Equipamentos para documentos de qualquer estado

Utilizamos escâneres de mesa de alta resolução e equipamentos de alimentação automática para volumes maiores. Para documentos frágeis ou de grande formato, adotamos procedimentos manuais que preservam a integridade física.

Resolução mínima de 300 dpi para documentos padrão
OCR para criação de PDFs com texto pesquisável
Tratamento de documentos frágeis e amarelados

03 · Atendimento

Um gestor de projeto dedicado ao seu acervo

Cada cliente tem um ponto de contato fixo durante todo o projeto. Você não fala com uma central genérica — fala com quem conhece o seu acervo e o andamento do trabalho.

Gestor dedicado por projeto
Atualizações periódicas sobre o andamento
Canal de dúvidas durante todo o processo

Comparativo

Abordagem comum × Abordagem Vigência

Aspecto	Fornecedor comum	Vigência
Estrutura do acervo digital	Pastas genéricas	Indexação por metadados
Tabela de temporalidade	Não inclusa	Inclusa nos planos Business e Gerenciado
Controle de qualidade	Spot check básico	Verificação de 100% dos documentos
Conformidade LGPD	Variável	Protocolo padronizado em todos os projetos
Coleta no cliente	Entrega na empresa fornecedora	Buscamos e devolvemos o material
Relatório de entrega	Lista básica ou nenhum	Inventário completo do acervo processado

O que nos distingue

Características que poucos oferecem

Estrutura de pastas sob medida

Não aplicamos uma hierarquia padrão em todos os clientes. A estrutura do acervo digital é construída com base nas categorias que fazem sentido para a operação de cada empresa.

Acordo de confidencialidade formal

Firmamos NDA antes do início de qualquer projeto. Toda a equipe envolvida assina termo individual de sigilo. Seus documentos não serão vistos por quem não precisa vê-los.

Gestão de acervo contínua

O Programa Gerenciado mantém o acervo atualizado com coletas periódicas. Não há acúmulo de papel novo porque o processo funciona de forma recorrente.

Verificação integral do lote

Cada documento digitalizado é conferido antes de ser incluído no acervo entregue. Páginas ilegíveis são refazidas. Nenhuma página com defeito é entregue ao cliente.

Números da Vigência

Resultados que falam por si

Anos de atuação em gestão documental

340+

Empresas atendidas no Sul do Brasil

1,2M+

Documentos digitalizados e indexados

98%

Taxa de aprovação na conferência de qualidade

Conheça as soluções disponíveis para o seu acervo

Temos modalidades para pequenos escritórios e para organizações com demanda contínua. Veja qual se encaixa na sua realidade.

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