Quem somos
Preservar o que importa.
Disponibilizar quando precisa.
A Vigência nasceu da convicção de que o acervo documental de uma empresa é parte do seu patrimônio — e merece ser tratado com método e cuidado.
Voltar à Página InicialNossa história
Da gaveta entulhada ao acervo organizado
A Vigência foi fundada em Porto Alegre por profissionais que vivenciaram de perto o custo silencioso do papel acumulado: contratos perdidos, notas que somem, horas desperdiçadas procurando um documento que "estava aqui em algum lugar". Esse problema, comum a escritórios de todos os tamanhos, tem solução — e nós a construímos metodicamente.
Desde os primeiros projetos, o foco foi sempre a rastreabilidade. Cada documento que passa pela Vigência recebe uma identidade: tipo, data, departamento de origem, prazo de retenção. O acervo deixa de ser uma pilha e passa a ser um índice consultável.
Ao longo dos anos, refinamos processos, adotamos padrões internacionais de digitalização e desenvolvemos um protocolo próprio de controle de qualidade. Hoje atendemos escritórios de advocacia, clínicas, construtoras, escritórios contábeis e qualquer organização que precise colocar a casa em ordem documental.
Nossa missão
Tornar o acervo documental de cada organização um ativo acessível, seguro e bem preservado — independente do volume ou da complexidade.
Nossa visão
Ser a referência em gestão documental no Sul do Brasil, reconhecida pela consistência dos processos e pela confiança que depositamos nos documentos dos nossos clientes.
Nossos valores
- Método antes de velocidade
- Confidencialidade como princípio
- Clareza na comunicação com o cliente
- Aderência às normas vigentes
Quem faz acontecer
A equipe Vigência
Rodrigo Almeida
Diretor de Operações
Mais de 12 anos em gestão de processos documentais. Coordena os fluxos de digitalização e garante a consistência dos padrões de qualidade em cada projeto.
Camila Fonseca
Analista de Arquivo
Especialista em tabelas de temporalidade e classificação documental. Responsável pela estrutura de indexação que torna cada acervo navegável e pesquisável.
Lucas Silveira
Técnico de Digitalização
Opera os equipamentos de digitalização e realiza o controle de legibilidade de cada lote. Garante que nenhuma página seja entregue com qualidade abaixo do padrão acordado.
Como trabalhamos
Padrões que regem cada projeto
Digitalização em PDF/A
Adotamos o formato ISO 19005 (PDF/A) para arquivamento de longo prazo, assegurando legibilidade independente de atualizações de software no futuro.
Controle de qualidade em lote
Todo lote digitalizado passa por conferência de resolução, nitidez e completude antes de ser indexado e entregue ao cliente.
Proteção de dados · LGPD
Todos os processos seguem as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados. Acordos de sigilo são assinados por toda a equipe envolvida em cada projeto.
Tabela de temporalidade
Cada categoria documental recebe prazo de retenção definido com o cliente, em conformidade com a legislação fiscal, trabalhista e civil vigente no Brasil.
Transferência criptografada
A entrega dos arquivos digitais é feita por canais seguros e criptografados. Nenhum documento é armazenado em nossos servidores após a conclusão da entrega.
Relatório de entrega
Ao final de cada projeto, o cliente recebe um relatório completo com inventário dos documentos processados, classificação e localização no acervo digital.
Gestão documental para o contexto brasileiro
A legislação brasileira impõe prazos distintos para a guarda de documentos fiscais, trabalhistas, societários e contratuais. Manter esses registros em papel disperso em armários é um risco operacional que cresce com o tempo. A Vigência combina digitalização de alta fidelidade com uma estrutura de classificação que respeita as exigências do Conselho Federal de Contabilidade, da Receita Federal e das normas do Código Civil.
Nosso trabalho começa antes do escâner: o levantamento do acervo físico, a definição de categorias e o desenho da estrutura de pastas são etapas que determinam a utilidade do arquivo digital resultante. Um acervo bem catalogado reduz o tempo de consulta, facilita auditorias e dá à equipe jurídica e contábil acesso rápido ao histórico necessário.
Para organizações que produzem documentos de forma contínua — contratos, ordens de serviço, comunicações formais, registros de pessoal — o Programa de Arquivamento Gerenciado oferece uma rotina de coleta, digitalização e atualização do acervo que elimina o acúmulo físico progressivo.
A Vigência atende em Porto Alegre e região metropolitana, com possibilidade de estender o atendimento a municípios do interior gaúcho mediante avaliação de logística. Nosso escritório fica no bairro Boa Vista, de fácil acesso para entrega e retirada de material.
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Entre em contato e descreva sua necessidade. Respondemos com uma proposta detalhada em até 1 dia útil.
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